Get a site

بهبود ارتباطات سازمان :پایان نامه ارتباطات سازمانی ومدیریت دانش

.estp-changedby-essin a{color:#0040FF !important}

.estp-changedby-essin a{color:#0040FF !important}

بهبود ارتباطات سازمان :

کارتر مک نامرا [1] در سال 2007 در پژوهش ” مبانی داخلی در ارتباطات سازمانی ” بیان می کند از جمله ویژگی هایی که باعث می شود تا تنشهای ارتباطی مدیران و کارکنان و نیز تنش های ارتباطی موجود در سازمان کاهش یابد، اطلاع داشتن مدیران و کارکنان از موضوعاتی مانند نواحی چهارگانه شخصیت هر فرد، بازخورد نمودن، افشا یا خودگشودگی، زبان ساده، گوش دادن صحیح، کنترل احساسات و توجه به علائم غیرگفتاری است. اطلاعات درباره شرایط اقتصادی ،نیازهای مشتریان ،رقبا ،نیروی کار ،تکنولوژی و … همگی برای ادامه حیات و موفقیت هر سازمانی مهم و حیاتی است (یحیایی ایله ای ، 1390) و در ادامه بدینصورت شرح می دهد :

بیشتر سوءتفاهم‌هایی که بین مدیر و کارکنان پیش می‌آید از عدم شناخت مدیر و درک نشدن پیام های مدیر به عنوان یک فرستنده ناشی می‌شود. شخصیت هر فرد عبارت است از تعبیر و تفسیر دیگران از رفتارهای نسبتا پایدار او. شخصیت مدیر را رفتارها و نگرش‌های وی که برای دیگران شناخته شده است و همچنین حوزه ای که برای دیگران ناشناخته است تشکیل می‌دهد. شخصیت افراد که مدیر هم جزیی از آنها است بر حسب آنچه برای خود مدیر یا دیگران شناخته شده و یا ناشناخته است به چهار ناحیه تقسیم می شود.

ناحیه عمومی[2] : رفتارها و ویژگی هایی که هم برای مدیر و هم برای دیگران شناخته شده است.

ناحیه خصوصی[3]: رفتارها و ویژگی هایی که برای مدیر شناخته شده است ولی برای دیگران ناشناخته است.

ناحیه کور [4]: رفتارها و ویژگی هایی که برای مدیر ناشناخته و برای دیگران شناخته شده است.

برای دانلود متن کامل پایان نامه ها اینجا کلیک کنید

 

ناحیه ناشناخته [5]: رفتارها و ویژگی هایی که هم برای مدیر و هم برای دیگران ناشناخته باقی مانده است.

در ارتباط بین افراد که ارتباط مدیر و کارکنان نوعی از آن است هر چه ناحیه عمومی بیشتر و وسیع ترباشد تعارضات و سوءتفاهمات کاهش می‌یابد. توسعه منطقه عمومی از طریق دو مکانیزم [6] بازخورد و افشا صورت می‌پذیرد. در افشا، مدیران خود مایل به در میان گذاشتن اطلاعات مربوط به خود با دیگران هستند.

به این ترتیب منطقه خصوصی کاهش می‌یابد و بازخورد باعث می‌شود تا مدیر آن قسمت از رفتار و ویژگی های خود را که نمی‌شناسد، شناسایی کند و منطقه عمومی او افزایش یافته و در نتیجه تنش های ارتباطی او با کارکنان کاهش یابد. در ارتباط بین کارکنان نیز با اجرای این دو شیوه، تنش ها و تعارضات کاهش می یابد.

از نگاه دیگر می توان گفت برای این که مدیران، ارتباطات سازمانی موثرتری داشته باشند باید نه تنها تلاش کنند که خوب درک کنند، بلکه باید بتوانند خوب تفهیم کنند. روشهای زیر در این امر یاری رسان است :

1- تنظیم جریان اطلاعات : تنظیم جریان اطلاعات اطمینان می دهد که مقدار مطلوب اطلاعات در اختیار مدیران قرار می گیرد و در نتیجه از ارسال حجم عظیمی از اطلاعات جلوگیری می‌شود.

2- استفاده از بازخورد : بازخورد کانال ارتباطی را برای پاسخ دریافت کننده پیام تامین می‌کند تا برای فرستنده معلوم شود که آیا پیام دریافت شده و مقصود آن درک شده یا خیر.

3- تکرار : تکرار در ارتباطات به این منظور گنجانده می‌شود که اگر یک قسمت از پیام درک نشود، قسمتهای دیگر همان پیام را منتقل کنند.

4- تشویق به اعتماد متقابل : بیشتر مدیران فرصت کافی برای پی‌گیری پیام ها، تامین بازخورد یا ارتباطات پایین به بالا را ندارند. بنابراین ایجاد و توسعه یک محیط مبتنی بر اعتماد متقابل بین مدیران و کارکنان می‌تواند برقراری ارتباطات را تسهیل نماید.

5- به کار بردن زبان ساده : زبان مبهم مانع عمده ای در ارتباطات محسوب می‌شود.

6- شنونده خوبی باشید : گوش دادن مهارتی است که می‌تواند بهبود و توسعه یابد: “کیت دیویس[7] ” ده دستور را برای بهبود گوش دادن توصیه کرده است:1- صحبت کردن را متوقف کنید 2- گوینده را راحت بگذارید 3- به گوینده نشان دهید که می‌خواهید گوش کنید 4- حواستان را جمع کنید 5- با گوینده همدردی کنید 6- شکیبا باشید 7- عصبانی نشوید 8- در بحث و انتقاد سخت گیری نکنید 9- سوال کنید 10- صحبت کردن را متوقف کنید.

همانطور که ملاحظه می‌شود، تمام جنبه های کار مدیر با ارتباطات سر‌و‌کار دارد. اگر تمام اعضای سازمان نقطه‌نظرهای مشترکی داشته باشند، ارتباطات تسهیل می شود ولی در عمل چنین نیست .

2-1-15- جایگاه رهبری در ارتباطات : 

جایگاه رهبری در ارتباطات به چهار صورت که مدیران باید آنرا بدانند به شرح زیر بیان می شود (چاپمن  الوود [8]  ،2002  ) :

جایگاه اول : رهبری بایستی شنونده ای ممتاز باشد

زیردستان دستگاه راداری دارند که همواره آنها را متوجه رهبران خود می سازد آنها می دانند چه زمانی به آنها گوش داده می شود و کی به آنها پشت شده است . هنگامی که باور کنندرهبرشان دیگر به آنها گوش نمی دهد شروع به جستجو برای رهبری نو می نمایند

جایگاه دوم : رهبران باید در ارتباط انفرادی و متقابل مهارت داشته باشند

رهبران خوب می دانند چه زمانی در سکوت شنونده باشند. آنها همچنین میدانند که چه زمانی

وارد گفتگو شوند و می دانند که چگونه در هر موقعیتی گفتگویی غیر رسمی و انفرادی را شروع کنند . آنها در رفع  موانع روانشناختی بین خود و زیر دستان  نیز مهارت دارند

جایگاه سوم : رهبران به عنوان سخنرانان برجسته

همه رهبران از موقعیتی که سخنرانی در برابر جمع برای آنها به ارمغان می آورد . استفاده می کنند برخی الهام بخش و تهییج کننده هستند و تصویر رهبری آنها به شدت افزایش می یابد عده ای نیز نسبتا الهام بخش و تهییج کننده هستند و تصویر خود را  حفظ می نمایند و آنهایی که مورد قبول و پذیرش هستند ولی در سخنرانی الهام بخش و تهییج کننده نیستند برای جبران وجهه و تصویر خود نیاز به ترمیم آن با توسل به زمینه های دیگر دارند

جایگاه نهایی: خلق و حفظ شبکه ارتباطی

ایجاد شبکه اطلاعات و ارتباطات در سویه برای رهبران خیلی مهمتر است تا برای مدیران به این

دلیل که رهبران در مقابل سرخوردگی زیر دستان و جناحهای رقیب ضربه پذیر هستند بنابر این برای حفاظت از خود در موقعیتهای  دشوار به اطلاعات پیشرفته ای نیاز دارند که آنهم از طریق یک سیستم ارتباطی خوب قابل دسترس خواهد بود   .

در یک شبکه کارا [9]  اطلاعات می تواند از سه منبع اصلی نشات گیرد :

1- رابطه با کارکنان داخل : بدون توجه به اندازه سازمان، یک رهبر نیاز به باز خورد از سوی زیر دستان در همه سطوح دارد . مخصوصا افرادی که در انتهای هرم قدرت جای دارند.

2- رابطه با مشاوران حرفه ای خارج از سازمان : اکثر رهبران وابستگی صرف به روابط داخلی را نمی پسندند آنها می دانند که افراد خارج از سازمان می توانند اطلاعاتی درباره سازمان کسب نمایند که در دسترس افراد داخل سازمان گذاشته نخواهد شد و آنها به عنوان ناظران خارجی همواره مسائل را از دیدی متفاوت نسبت به افراد داخلی می نگرند

3- جذب اطلاعات رسانه ها : برخی از اعضا از لحاظ ارائه اطلاعات بهتر و معتبرتر هستند این افراد بایستی ترغیب، حمایت و تشویق گردند. همچنین به عنوان یک رهبر بایستی در مقابل هر گونه اتکای بیش از حد به یکی از منابع ایستادگی کرد و از بروز حساسیت و حسادتی که ممکن است ایجاد شود جلوگیری نمود  .

[1] Carter Mcnamara

[2] General area

[3] Private area

[4] Core area

[5] unknown area

[6] Mechanism

[7] Keith Davis

[8] Elwood Chapman

[9] Efficient